La digitalización y transformación digital son dos temas que van muy de la mano. Uno de sus usos más comunes es la digitalización de documentos a través de herramientas y software de captura de datos, pero esta práctica se le puede sacar más provecho con las nuevas tecnologías que se han conjugado con estas herramientas. 

 

La captura de datos ya va mucho más allá del papel. Hoy se puede obtener información de diferentes fuentes (más allá del papel) convirtiéndose en una captura avanzada de datos. 

 

Otra de estas fuentes de datos pueden ser: 

 

• Formularios basados en navegadores para recopilar datos. Ideal para departamentos de recursos humanos o para recopilar información de proveedores. 
• Captura a través de correo electrónico automatizado, este puede incluir información más allá del texto plano, como encabezados y archivos adjuntos.
• Capacidad de identificar documentos, archivos adjuntos y formularios
• Integración de paneles MFP, importación de unidades asignadas, impresión en archivo y soporte directo del escáner (controlador) para el papel.
• Vaciado de datos directamente sobre plantillas para organizar la información suministrada por vías electrónicas y físicas (papel).
• Capacidad para publicar documentos en sistemas ERP entre otros.

 

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Las herramientas de captura de datos se han conjugado con otras herramientas TI, aumentando la productividad para resolver tareas de forma más rápida y ofrecer respuestas en cortos lapsos de tiempos. 

 

Herramientas que se conjugan con Captura de datos:

 

• Workflows y sistemas BPM
• Inteligencia Artificial
• Gestores documentales

 

Hay muchas otras características y funcionalidades que debe tener en cuenta al revisar las diferentes plataformas de captura avanzada, como el flujo de trabajo integrado basado en reglas dentro del proceso de captura, la pista de auditoría sólida para el cumplimiento, así como el procesamiento basado en la nube.