Proyecto de Modernización
y Transformación Digital
en Archivo Nacional de Chile
Caso de éxito Archivo Nacional
En Chile, la tecnología ha jugado un papel protagonista. Los distintos convenios que actualmente existen con otros países han logrado que se superen muchos desafíos, abriendo el acceso a la información, dispositivos tecnológicos y avanzados recursos de hardware y software.
En el caso de las instituciones, cada vez contamos con establecimientos más robustos en materia tecnológica, siendo la transformación digital una de sus prioridades para lograr mayor acceso a la información y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
Respondiendo a las actuales necesidades tecnológicas de la sociedad, Archivo Nacional, fue una de las instituciones que logró superar la barrera tecnológica, gracias a este proyecto de modernización en el que se vieron inmersos.
Archivo Nacional
Fundada en 1927, Archivo Nacional es una institución que se encarga de conservar y gestionar el patrimonio histórico nacional, para la puesta en valor y desarrollo de su accesibilidad al servicio de la investigación y de la memoria colectiva.
Una de sus principales funciones es el resguardo de documentos que tienen valor histórico, rigiéndose por normas y estándares archivísticos de vanguardia, una función similar a lo que hace el Conservador de Bienes Raíces. Además tiene la facultad de revisar los archivos de distintas reparticiones públicas y requerir a ellas los documentos que considere de interés para ser resguardados.
Problemática
Uno de los mayores problemas de Archivo Nacional, era la falta de modernización que existía en algunos de sus procesos y áreas, lo que decantaba en trabajos más manuales en cuanto al tratamiento de documentos.
Para apegarse a las nuevas directrices del Estado en materia de Transformación Digital, la institución pública se vio en la necesidad de implementar un proyecto de modernización que abarca la transferencia de documentos entre instituciones y la preservación de los mismos.
Solución
Para responder a las necesidades de Archivo Nacional, el equipo de Apiux diseñó una solución basada en la captura de datos y gestión documental, para procesar documentos de manera eficiente, cumpliendo con los estándares nacionales e internacionales en cuanto al tratamiento de documentos digitales.
Este trabajo en conjunto, logró la creación de un sistema de transferencias de documentos que funciona a la par con un sistema de gestión documental que permite la preservación de archivos, gracias a las normas de archivísticas digitales implementadas, además de ubicar, firmar y transferir archivos entre instituciones, logrando la interconexión requerida para brindar mejor acceso a la información a los ciudadanos y funcionarios sin poner en riesgo documentos de gran valor.
Adicionalmente, se estableció una metodología de trabajo con instituciones piloto para expandir el proyecto cada vez más y así abrir los caminos que se necesitan para llevar a cabo la transferencia documental en el año 2020.
El proyecto de Modernización del Archivo Nacional tuvo un presupuesto público de $1.187 millones de pesos y se ejecutó en un plazo de tres años, logrando cumplir y superar el gran desafío al que se enfrentaba esta institución.
