Como ya sabemos, los beneficios de implementar un Gestor Documental en nuestra empresa son muchos, desde facilitar la búsqueda y seguimiento de cualquier documento, hasta el ahorro de recursos y mayor eficiencia en los tiempos de respuesta.Tener acceso inmediato a toda la información es primordial en estos tiempos donde la hiperconectividad nos exige respuestas inmediatas, y así es como se ha vuelto necesario adoptar tecnologías y sistemas que optimicen los procesos, convirtiéndose en una decisión clave que se verá reflejada en los resultados de la empresa, por lo que se deben tener en cuenta algunos factores a la hora de optar por un sistema de gestión documental u otra solución presente en el mercado.

Flexibilidad y Escalabilidad: Es muy importante reconocer las necesidades particulares de la empresa y los objetivos que se tienen para el sistema, además de tener en cuenta el futuro de la empresa, ya que las necesidades de hoy pueden ser totalmente diferentes a las que se tendrán dentro de unos años.

Facilidad de Uso: Muchas veces se elige un gestor documental porque ofrece una gran cantidad de características y propiedades, y se olvida o se deja en segundo plano la facilidad con la que se maneja el sistema, lo que puede transformarse en una mala experiencia y adquisición. Es importante considerar que la interfaz sea sencilla y se ajuste al usuario.

Potente Buscador: Es importante reconocer la capacidad y facilidad de búsqueda que ofrece el gestor en relación a los documentos que maneja la empresa, ya que algunos estudios indican que un empleado puede ocupar cerca de 2 horas de su jornada laboral en el proceso de búsqueda de la información.

Flujo de Trabajo: El sistema debe identificar los distintos ciclos de vida de los documentos, permitir un seguimiento y reconocer el estado en el que se encuentran y por qué.

Versiones: Todas las personas o áreas que solicitan un documento suelen realizar observaciones y cambios, por lo que es necesario tener acceso a todas las versiones y saber quien las realizó.

Soporte Técnico y Formación: Es fundamental contar con asesores profesionales que guíen durante el proceso de adaptación y en el caso de que surjan complicaciones, además de tener en cuenta la formación y capacitación para los que usarán diariamente el gestor.

Seguridad: Lo documentos deben estar asegurados y permitir controlar quién tiene acceso y puede editar los documentos.