En el mundo TI hay muchos conceptos que no son fácil digerir, lo que genera confusión al momento de buscar una solución de software que necesite cubrir una necesidad. En este contenido de blog, explicaremos las diferencias entre Workflow y BPM. 

 

 

En el mundo empresarial, un workflow o Flujo de trabajo,  aborda la sistematización de procesos de internos y de negocios, es decir, se crea un paso a paso de cómo validar gestiones de tu equipo de trabajo para confirmar documentos, información y tareas que pasan de un funcionario a otro con la finalidad de cumplir con una jerarquía.

 

Esta forma de trabajo se utiliza para gestionar de manera organizada procesos de negocios, y reducir tiempos de respuesta en cuanto a la aprobación de documentos. El objetivo de un workflow es asegurar la comunicación e intercambio de información entre departamentos y dejar un registro para que las tareas sean ejecutadas por el colaborador al que le fue asignada la tarea. 

 

El workflow no necesariamente debe funcionar de manera digital. En algunos casos, se pueden definir flujos de trabajo entre equipos y se puede gestionar de forma manual. 

 

Si hablamos de un sistema BPM, este hace referencia a la tecnología que pone en práctica los flujos de trabajo. Este software funciona como una suite donde los colaboradores pueden generar reglas de negocios y aplicar configuraciones para que el workflow siga un curso y pueda ser cumplido exitosamente. 

 

Un software BPM contiene herramientas que aportan más valor a los procesos internos, tales como firma digital, bandeja de documentos, opciones de colaboración entre equipos, roles de usuario, historial de versiones de documentos y posibilidad de ejecutar la aplicación desde cualquier dispositivo. 

 

En resumen… 

 

Un flujo de trabajo es una práctica que bien puede ser ejecutada de manera manual (sin depender de algún software), donde los gerentes de áreas deben definir reglas para el funcionamiento de un área. A diferencia de un BPM, que consiste en la digitalización y automatización de procesos empresariales para que estos tengan una mayor eficiencia a la hora de ejecutarse. 

 

Sin lugar a duda, estas dos herramientas de trabajo son imprescindibles para las organizaciones, pero, contar con un software BPM que pueda contener toda esta información representa grandes beneficios para las empresas que buscan crecer y dar respuestas más rápidas a su equipo y clientes.