Sí, tal como lo refleja el titular, el gasto del Estado en personal que organiza trámites y gestiona documentos supera los USD $1000 millones, siendo el 70% del tiempo de un funcionario dedicado a temas de poco valor para la institución. 

 

Las instituciones solicitan en la actualidad decenas de documentos para poder operar, dificultando la comunicación entre entes y en la mayoría de los casos logra retrasar la gestión de trámites, ya sea por traslado, archivado, búsqueda de expedientes entre otros. 

 

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Para abordar esta problemática, la Línea de Acción 3 de la Ley de Transformación Digital contempla un Estado Cero Papel y estos son sus objetivos:

 

1. Oficina de partes virtual: Para el 2020 las instituciones contarán con una oficina de partes totalmente digital, la cual se complementará con la Firma Electrónica Avanzada y plataformas compartidas de documentos. 
2. Expediente Virtual: Los gestores documentales toman el protagonismo en este objetivo. El gobierno priorizará y fomentará el uso de documentos en la nube para gestionar expedientes. 
3. Procesos transversales: Se definirán procesos transversales para realizar todo el proceso, un ejemplo es el de compras públicas, para que todo este sea digital en el 2022.

 

Al lograr la meta de tener un Estado Cero Papel, se abrirán muchas puertas para los ciudadanos pero especialmente para los funcionarios que laboran dentro de las instituciones, parte de esta meta es asegurar el desarrollo de las personas dentro de su cargo y que estas dediquen su tiempo a tareas de más valor y sean reconocidas por sus jefes.

 

Cumplir con estos tres objetivos lleva un trabajo arduo y muy alineado entre las instituciones, la clave del éxito radicará en el cumplimiento de objetivos de la agenda de transformación digital que se hará pública para el año 2020.

 

Jesús Fuentes – Apiux