Muchas empresas buscan soluciones de gestión de documentos para mejorar procesos y la administración de los mismos, pero, en algunos casos, las personas encargadas de dar con esta solución, no conocen en detalle todas las funciones que debe tener esta plataforma para así exprimir el máximo provecho. Gestor Documental

 

En la actualidad, un gestor documental no solo se enfoca en almacenar documentos, también tienen diversas funcionalidades que permiten una mejor gestión y permite colaboración de equipos de trabajos, además la posibilidad de fusionarse con otras herramientas empresariales para poder mejorar la productividad. 

 

Entre las funcionalidades principales con la que debe contar una plataforma de gestión documental tenemos: 

 

Funcionalidades esenciales

 

1: Colaboración: Una funcionalidad imprescindible. Tener la opción de colaboración entre equipos de trabajos reduce la posibilidad de tener múltiples documentos con un mismo objetivo. Al tener la opción de compartir, todos los cambios pueden ser concentrados en un documento. 

 

2: Versiones de archivos: Todo gestor documental debe ofrecer la opción de historial de versiones de documentos, en caso de una modificación o alteración no deseada, puedes restaurar desde una lista, hasta donde quieres retroceder con los cambios. 

 

3: Documentos en línea: La tendencia del rubro TI apunta hacia la nube. Contar con la opción de conectarse desde cualquier parte en cualquier dispositivo es una de las funciones básicas que debe ofrecer un gestor de documentos. 

 

4: Información disponible 24/7: Para garantizar que tus documentos estén siempre disponibles, tu proveedor de servicios debe ofrecer datos sobre el estado de la plataforma y que no tenga caídas, esto representa un gran valor diferenciador a la hora de buscar empresas TI que ofrezcan esta solución. 

 

5: Políticas de administración: Las políticas de administración permiten asignar roles de usuarios a todo tu equipo de trabajo, así evitar a personas no autorizadas a la alteración de los documentos. 

 

Gestión documental en el 2020

 

Con el paso del tiempo, estas plataformas han evolucionado y han incorporado nuevas funcionalidades al cuales se le puede sacar un gran provecho.

 

1: Motor de procesos: Esta funcionalidad permite de una u otra forma dar vida a los archivos y que cumplan con un proceso asignado según las reglas de negocios predefinidas. Contar con un motor de procesos puede mejorar la productividad de la empresa gracias a la automatización de documentos según su tipo. 

 

2: Firma Electrónica: Firmar digitalmente un documento se ha convertido en una necesidad para las empresas en estos tiempos. Los gestores documentales que tengan esta funcionalidad disminuye la circulación de papel para ser firmados, automatizando un proceso anteriormente costoso.

 

3: Digitalización: La captura de datos y gestión documental van muy de la mano. Ofrecer la posibilidad de digitalizar y automatizar el proceso de captura genera un gran valor agregado a la hora de considerar este tipo de soluciones. 

 

4: Inteligencia Artificial: La IA permite dotar de inteligencia al gestor documental para tomar decisiones propias según los tipos de documentos que ingresan.

 

Estas funcionalidades representa un valor agregado en las plataformas de gestión de documentos. Todas estas herramientas evolucionan con el paso del tiempo para cumplir con las necesidades del negocio e industrias, por eso, es de vital importancia que el gestor de documentos sea escalable y flexible, para que pueda brindar la posibilidad de conectar y desarrollar nuevas funcionalidades.

 

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