Todas las empresas y organizaciones tienen la necesidad de guardar o generar documentos para mantenerlos en el tiempo. Este proceso de gestión documental, hecho de forma manual, no siempre resulta tan sencillo y es por ello que la automatización es la gran solución para administrar estos archivos. 

 

Antes de hablar sobre las bondades de la automatización en la administración de los archivos, conviene aclarar qué es eso de la gestión documental o, en términos prácticos,  hablar primero del huevo y después de la gallina. 

 

E-certchile, una filial de la Cámara de Comercio de Santiago, aclara que la gestión documental es básicamente un proceso de almacenamiento, gestión, control y rastreo del flujo de documentos electrónicos de una organización. 

 

El propósito principal de cualquier sistema de gestión documental es facilitar el acceso a datos e información puntual para mejorar procesos y la eficiencia operativa, además de disminuir riesgos por la pérdida de los archivos.

 

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Teniendo en cuenta qué es la gestión documental electrónica y las ventajas que ofrece, es importante trazar un roadmap para la creación de un sistema de este tipo. 

 

Es fundamental que antes de iniciar la creación de un sistema documental se determinen cuáles son las necesidades de su negocio, ya que cada organización tiene diferentes requerimientos y objetivos. 

 

Una de las formas más sencillas para hacer un roadmap enfocado en la gestión documental es pensarlo como si se tratara de varias líneas de metro que forman el sistema de transporte. En esta ocasión, esas líneas dibujan un mapa con las necesidades de la organización. 

 

Existen 4 líneas fundamentales que responden a los requerimientos más comunes de las empresas en cuanto a gestión documental: gestión de archivos, digitalización, repositorio de documentos y documentos electrónicos. 

 

Foto: Alfresco Day 2022

 

Normalmente se inicia por el camino de la gestión de archivos colaborativos. Allí es común que se requiera de un servidor de archivos (file server) con replicación y capacidad para crear versiones de los documentos.

 

También es importante que los archivos sean auditables y que existan flujos de aprobación, por lo que conviene ubicar esta necesidad en el roadmap. 

 

La digitalización va muy de la mano con la gestión de archivos. A su vez, estos 2 caminos requieren de un repositorio de documentos. Conviene, además, no descuidar la parte de los documentos electrónicos en el roadmap de su sistema de gestión documental. 

 

La gestión documental no debe depender del papel

 

Fernando Ulloa, Arquitecto de Soluciones Cloud en Apiux Tecnología, asegura que la idea con la generación de documentos electrónicos es no depender del soporte en papel para que dichos documentos sean válidos. 

 

Cuando las organizaciones inician un proceso de digitalización lo que hacen es escanear documentos y mantenerlos en un repositorio.

 

Sin embargo, en estos casos el papel sigue siendo necesario para dar soporte legal, por lo que la gestión documental electrónica no cumple su objetivo. 

 

Para Fernando Ulloa, hablar de documentos electrónicos es todo lo contrario a estar obligado a mantener archivos en papel para dar soporte: “El soporte legal es el documento electrónico y no el papel. El papel pasa a ser la copia fiel, pero el original y por el que me debo preocupar es el documento electrónico”. 

 

Independientemente de cuál sea el origen de los documentos, las organizaciones necesitan tener un control sobre sus registros y gobernar el ciclo de vida de sus documentos, el llamado record management. Pero este es un tema muy amplio y lo abordaré en una próxima entrada de blog.

 

En Apiux tenemos más de 5 años de experiencia ayudando a organizaciones del sector público y privado a organizar sus documentos y procesos con ayuda de la tecnología.

 

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