Para todas las empresas de cualquier industria, resulta beneficioso la implementación de un sistema de Gestión Documental y así mantener la información valiosa en el transcurso del tiempo y encontrarla de manera sencilla y oportuna.

La información es uno de los recursos más valiosos de cada organización, y con especial importancia para las áreas de la investigación, que depende totalmente de la fluidez con la que accedan a la información. Por esto demandan la incorporación, como parte de su estrategia de gestión, para la seguridad, confidencialidad, y disponibilidad de documentos, siendo vital para la obtención de resultados.

Un historial documental bien administrado que cuente con las medidas de seguridad e integridad necesarias, facilita y potencia la realización de investigaciones.

Incluso en las instituciones en las que ya existe una política documental, es posible invertir en sistemas de gestión para el mejor aprovechamiento de la documentación. Los sistemas de gestión documental automatizados, unidos a la digitalización de los documentos, incluyendo su proceso técnico (descripción, transcripción, identificación de autoridades y asignación de metadatos) y la publicación en sistemas propios y controlados del resultado de las investigaciones favorecerá, indudablemente, el acceso a la información por parte de los investigadores. Y además el compartir lo recolectado, dando acceso a investigadores externos, y la retroalimentación a investigadores internos con fuentes propias, aumentará el índice citas y contribuirá a aumentar el prestigio de cualquier institución.