¿Te resulta difícil conocer el estado de los procesos y flujos de trabajo en tu empresa? ¿Necesitas un mayor control y visibilidad de toda la documentación y planillas excel ? ¿Tienes muchos mails y solicitudes que nunca tuvieron seguimiento ? ¿Te diste cuenta que no están cumpliendo con los objetivos propuestos?

A medida que su negocio crece, la gestión del flujo de trabajo puede llegar a ser intimidante y es posible que no sepas por dónde empezar a controlar las cosas. Es posible que no sepas si necesitas mejores procedimientos, mejor CRM, un mejor ERP, un mejor software de colaboración, una mejor administración de correo electrónico o si falta algo más. Incluso puedes tener una idea de que su negocio o departamento necesita Administración de procesos de negocio (BPM) o Automatización de flujo de trabajo, pero no estás seguro. Bueno, aquí están las cinco señales infaltables de que es hora de considerar la implementación de un sistema de gestión de flujo de trabajo

1. Estás ingresando los mismos datos en distintos sistemas

Cuando el negocio estaba comenzando, invirtió en un sistema central en un AS400 en los años 80. En los años 90, el negocio adquirió otro negocio con SAP como su ERP, y en 2008 un nuevo VP de Ventas. Entonces, ¿cómo funciona el trabajo entre estos sistemas? ¿Un analista de una parte de la empresa ingresa datos y luego envía un informe a otra parte de la empresa para que una tercera área pueda actualizar información a través de un cuarto sistema?

Esto puede haber funcionado en algún momento, pero ahora está causando un retrasos en el negocio. Los datos han aumentado y la información duplicada significa más trabajo para encontrar los datos correctos, más tiempo y recursos desperdiciados y los beneficios de los sistemas simplemente se pierden. Cuando cada departamento utiliza un sistema diferente para la entrada de datos, la colaboración es tediosa en el mejor de los casos y francamente frustrante en el peor de los casos. Es posible que ni siquiera se percate de que se está produciendo una duplicación hasta que es demasiado tarde ya que hay pocas personas que tienen acceso a todos los sistemas.

Una solución BPM une personas y datos en un solo sistema. Las personas comparten los datos y pueden usarlo de la manera que necesitan, incluso si otras personas lo necesitan para otra cosas.

2. Se envían demasiados Excel por mail para su aprobación

Las hojas de cálculo pueden presentar datos, pero cada documento toma un paseo a través de múltiples buzones de correo electrónico para obtener la aprobación. Y la versión que reciba puede no incluir los cambios que hacen los demás. O varias personas podrían haber hecho cambios, pero cada versión no se entrega a todos en la lista, por lo que la aprobación tarda aún más.

Los datos accesibles significa que todo el mundo ve la última versión en tiempo real, además, los datos están en un sistema integrado, por lo que no hay más excusas sobre el acceso.

3. Todavía está utilizando formularios en papel, Word o PDF.

Los formularios en papel significan la muerte para los procesos empresariales actuales. Basarse en formularios impresos para el procesamiento de la información significa:

– Perder tiempo

– Aumentar el riesgo de errores

– Falta de responsabilidad y propiedad de los datos
– Espacio de almacenamiento adicional para montones de papel
– Recortes de papel

Los sistemas BPM reducen el papeleo de su empresa. Todos los formularios son creados, completados y almacenados en un lugar conveniente, ahorrando tiempo, dinero y recursos. No más archivos de archivos en movimiento o descarga de software especial, usted y su fuerza de trabajo tienen acceso a formularios todo el día todos los días dondequiera que se encuentre.

4. Tienes sistemas heredados que no pueden ser adaptados o ampliados a nuevas oportunidades de negocio.

Nuevas oportunidades significan nuevos retos, y los sistemas heredados simplemente no pueden hacer frente a las pruebas planteadas por los mercados de hoy. Sus sistemas deben evitar la redundancia y los cuellos de botella y entregar:

– Transparencia
– Comunicaciones simplificadas
– Gestión del rendimiento
– Integración de sistemas
– Identificación de tendencias a través de Big Data
– Interfaces extensibles
– Interfaces móviles
– API de REST

Los sistemas automatizados de gestión de procesos ofrecen todas estas soluciones en un sistema integrado. Cuando surjan nuevas oportunidades de negocio, los sistemas heredados fallarán, pero las plataformas bpm se elevarán a la ocasión.

5. Tienes muchas soluciones personalizadas que son difíciles de mantener y modificar.

Además, las soluciones personalizadas pueden funcionar para un solo departamento, pero hacen poco para ampliar los horizontes y beneficios de su negocio. El software integrado logra objetivos de datos compartidos de forma más eficiente que un montón de pequeños sistemas de puntos personalizados.

Es natural querer conservar las viejas costumbres. Pero su negocio debe avanzar para tener éxito. La automatización le permite moverse mucho más cerca del éxito.