La gestión de procesos empresariales o el software de BPM ha permitido a las organizaciones de todos los sectores automatizar los procesos realizados de forma manual, reducir las tasas de error, reducir los gastos y mejorar los ingresos. Lo bueno de los sistemas BPM es que son lo suficientemente flexible como para trabajar en negocios de todos los tamaños y áreas, pero existe el error de pensar que un software BPM por sí solo puede resolver problemas de negocio. De hecho, hay una serie de errores comunes que las empresas hacen con el software de BPM, pero todos son evitables. Aquí hay 5 de ellos.

Tratar BPM como un proyecto en lugar de una forma de hacer negocios

Uno de los errores más comunes es tratar el sistemas BPM como un proyecto y no una forma integral de hacer las cosas. Si usted piensa en BPM como un proyecto discreto, autónomo, o como “un proyecto de TI” (una variación común de este error), entonces en el mejor de los casos no obtendrá el máximo resultado de sus esfuerzos, y en el peor, han perdido tiempo y dinero. El software BPM soporta una forma de hacer negocios, no una sola iniciativa.

No prestar suficiente atención a la adopción del usuario final y la gestión del cambio

Usted puede tener una solución de software de BPM genial, pero simplemente asumir que todo el mundo lo adoptará es un error. Cuando empiece a usar el software BPM, aunque sólo puede comenzar automatizando y optimizando un proceso, debe tener en mente a los usuarios finales desde el primer día. Los principios de gestión del cambio deben aplicarse cuando se implementa BPM, para que los usuarios estén preparados, educados y alentados cuando una iniciativa de BPM entre en acción.

No tener suficientes o demasiados cheques y saldos

Si un ejecutivo de alto nivel impone software BPM en los trabajadores de primera línea sin consultar a otros jefes de departamento, empleados y partes interesadas, BPM puede ser una pérdida de tiempo. Por el contrario, cuando una implementación de software de BPM está limitada por incontables signos, verificaciones y revisiones, el progreso puede ser extremadamente lento.

Falta de acuerdo sobre los roles y responsabilidades

Cuando las tareas y responsabilidades de los participantes no están claramente definidas, se puede esperar confusión y falta de comunicación. Con la implementación de su software BPM, debe acordar cuáles son las funciones de las personas, de que son responsables y cómo debe medirse el progreso. Sólo entonces tendrá el nivel de definición y rendición de cuentas necesario para mantener a la gente en la pista y medir el progreso de una manera significativa.

No se molestan en revisar la efectividad de la implementación de BPM.

Hablando de medir el progreso, BPM no es un evento de una vez-y-hecho. Aunque no deberías estar jugando constantemente con tu implementación de BPM, tienes que revisar los resultados que obtienes y calcular el tamaño de donde has tenido éxito y dónde has quedado corto. El software de BPM y la mejora continua van juntos, por lo que es necesario revisar periódicamente los resultados, junto con una cierta cantidad de ajuste en el camino.

Conclusión

El software BPM puede hacer una diferencia apreciable en un solo proceso o un flujo de trabajo compuesto de múltiples procesos. Pero simplemente pensar que el despliegue de software de BPM resolverá problemas es un error. BPM es algo más que un simple proyecto, es una forma de hacer negocios y puede afectar significativamente al trabajo cotidiano de los usuarios finales, por lo que deben ser considerados en cada paso. Definir roles y medir el progreso una vez que una iniciativa se pone en marcha también son esenciales para un BPM exitoso.