De un momento a otro la digitalización de documentos se transformó en un recurso básico para cualquier empresa, incluso es difícil imaginarse trabajar sólo con la información en formato físico, todas las tareas desde postular a un empleo, enviar y respaldar certificados o contratos, generar notas de venta o compra, todo se genera y se basa en el formato digital.

La digitalización ofrece muchos beneficios para todas las empresas, sin importar rubro o tamaño, permitiendo contar con información de fácil acceso, perdurable en el tiempo, portable y capaz de ser enviada a través de distintos medios digitales.

Seguridad

Mantener la información en formato físico no permite adoptar medidas de seguridad y resguardo de los documentos, además se torna muy complicado limitar el acceso a la información.

Al contrario, al implementar un sistema de digitalización de documentos se podrán adoptar muchas opciones para asegurar la información, cómo encriptación, antivirus y codificación, además de controlar y limitar el acceso que tienen los usuarios a los documentos.

Información en línea

Probablemente el beneficio de mayor importancia es la posibilidad de acceder a la información necesaria en el momento, al digitalizar los documentos se puede ordenar y organizar esta información, así crear un sistema de gestión documental, que me permite buscar, archivar y visualizar rápidamente toda la información requerida, algo impensado si se mantiene la información en papel.

Respaldos digitales

Para muchas empresas es complicado almacenar y mantener los documentos físicos a través de los años sin perder información, al digitalizar se obtiene un respaldo de fácil acceso y administración, además un respaldo digital no pierde calidad, no se deteriora ni se extravía en carpetas o muebles.

Disminución de costos

El ahorro de costos se produce al evitar arriendo o ejecución de procesos asociados a la mantención del almacenamiento, además de aumentar la eficiencia de manera integral.

Así un sistema de digitalización de documentos no solo genera un aporte en cuanto a optimización de procesos, sino que también ayuda a las compañías a modernizar sus técnicas asociadas a manejo de información.