Contar con servicios BPM en las instituciones gubernamentales es de gran beneficio para los funcionarios públicos y ciudadanos. Una de sus principales ventajas son la reducción de costes y la eficiencia operativa alineada a los objetivos de cada organización.

 

Para invertir en un sistema BPM, es ideal que se tomen en cuenta ciertos criterios para saber si se está listo para asumir este nuevo desafío.

 

1: Comprobar presupuestos:

 

La institución debe planificar su presupuesto y planificar un tope de inversión para esta herramienta. Cotizar con proveedores TI es el principal paso para conocer la inversión necesaria en esta herramienta. 

 

2: Periodos de prueba 

 

Existen muchas plataformas que brindan periodos de prueba de sus productos. En este caso, lo ideal es acudir directamente al desarrollador del producto para conocer en su totalidad la plataforma e investigar si cumple con las expectativas. Para conocer más de cerca la plataforma, los proveedores tecnológicos pueden responder dudas sobre la implementación de la misma.

 

3: Cloud, Híbrido, Remoto

 

En la actualidad es muy importante conocer el tipo de despliegue de cualquier plataforma tecnológica. Esto dará a conocer si la institución puede aceptar esta herramienta. 

 

4: Comprobar si es Saas

 

La mayoría de soluciones TI ya se están comercializando en modalidad de SaaS. Si bien sabemos, esta modalidad es una especie de arriendo de plataforma, y quedará en manos de los especialistas TI de las instituciones si es conveniente arrendar o adquirir la plataforma, sabiendo los riesgos que esto conlleve.

 

5: Compatibilidad con smartphones

 

El trabajador moderno suele revisar el trabajo desde cualquier dispositivo, por ende, agrega valor que un sistema BPM pueda ser visto desde cualquier tablet o smartphone. 

 

6:Sistemas BPM low code

 

Este tipo de sistemas dispone de una interfaz más visual al usuario, con la finalidad de que el trabajo de este sea mucho más fácil a la hora de diagramar un proceso de negocio. Mientras menos cantidad de código deba manejar el usuario final, mejor es la experiencia.

 

7: Procedimientos para instalación de nuevo sistema

 

El departamento TI de la institución debe conocer los requisitos necesarios para adoptar esta tecnología. Si esta se instala en los servidores de la organización, es necesario conocer los recursos que consumirá este sistema.

 

8: Capacitación de personal

 

Contar con un personal correctamente capacitado permitirá sacarle el máximo provecho a la plataforma. Por ende, la empresa consultora debe ofrecer a la organización el tiempo de capacitación estimado para todos el personal que utilizará la plataforma. 

 

Jesús Fuentes – Apiux