En un esfuerzo sin precedentes por la transformación digital estatal, Apiux Tech, en colaboración estratégica con una de las compañías de telecomunicaciones más grandes de Latinoamérica, lideró la modernización de procesos críticos para una entidad pública clave en Colombia.

A través del despliegue simultáneo de varias iniciativas basadas en automatización inteligente con IA, Machine Learning y visión computacional, logramos evolucionar una operación manual vulnerable hacia un ecosistema digital íntegro, ágil y de escala nacional.

El desafío: El cuello de botella en la administración financiera

Una importante empresa del sector minero e industrial enfrentaba un desafío crítico en la gestión y contabilización de sus facturas. La dependencia de procesos manuales y repetitivos generaba lentitud en los flujos de trabajo y dejaba la puerta abierta a errores humanos. Para mantener la competitividad y garantizar el cumplimiento normativo, la compañía necesitaba una solución tecnológica capaz de modernizar su administración financiera.

Nuestra contribución: Un Bot de automatización contable desarrollado por Apiux

Para resolver esta problemática, Apiux implementó un Bot RPA (Robotic Process Automation) diseñado para ejecutar el ciclo completo de validación y registro de facturas de inicio a fin. Este proceso inteligente se divide en cinco etapas clave:

• Lectura y Filtrado Automatizado de Correos: El Bot monitorea constantemente la bandeja de entrada, identificando y separando automáticamente los correos electrónicos que contienen Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en formato XML enviados desde el Servicio de Impuestos Internos (SII), eliminando horas de revisión manual.
• Extracción Inteligente de Datos (DTE): Una vez detectado el archivo XML, la herramienta extrae con precisión la información crítica —montos, proveedores y detalles de facturación— y la consolida en un Reporte DTE estandarizado para su uso contable.
• Sincronización con el RCV del SII: De forma paralela, el sistema descarga automáticamente el Registro de Compras y Ventas (RCV) del SII, capturando el listado oficial de facturas pendientes de aceptación.
• Cruce y Validación Multifuente: El Bot cruza inteligentemente tres fuentes de datos críticas:

– RINDE Gastos: Reportes internos.

– Reporte DTE: La información extraída de los XML.

– RCV del SII: El registro oficial tributario.
Este análisis detecta discrepancias al instante, confirma la validez de los documentos y clasifica correctamente las facturas de proveedores frente a otros gastos (como rendiciones de trabajadores o servicios).

• Contabilización Directa en SAP: Como etapa final, el Bot ingresa los datos validados directamente en el sistema SAP de la compañía, garantizando que el registro de facturas sea preciso, oportuno y sin intervención humana.

El Impacto: Eficiencia operativa y cero errores manuales

La implementación de esta tecnología por parte de Apiux transformó radicalmente el departamento financiero de la empresa. La automatización de la lectura, extracción, aceptación y contabilización de documentos mejoró la precisión del proceso al 100%. Además de asegurar el cumplimiento normativo con el SII, liberó al equipo de finanzas de tareas operativas repetitivas, permitiéndoles enfocar su tiempo y talento en análisis estratégicos y actividades de mayor valor para el negocio.

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Los procesos manuales frenan el crecimiento. Si buscas optimizar la gestión financiera, cruzar datos de manera inteligente y automatizar tu ERP, contáctanos. En Apiux te guiamos paso a paso en la ruta hacia la automatización y la transformación digital de tu negocio.

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